La conectividad al servicio del evento híbrido y online

Conferencia magistral de Fleming sobre la COVID-19

La COVID-19 acelera la nueva era digital e impacta en el sector eventos logrando atractivos formatos híbridos y online.

Son las 10 horas AM. Estoy tomando mi segundo café, sentada ante mi pantalla del ordenador, cuando aparece en el escenario, con su corbata de lazo y bata blanca, el biólogo y Premio Nobel de Medicina, Alexander Fleming. Momento de máxima conectividad. Todos lo estábamos esperando, sobre todo el público que asiste a este congreso híbrido médico internacional. La expectación es máxima cuando empieza a hablar. Lo hace en un escenario virtual que simula su laboratorio.

Estoy asistiendo a un congreso híbrido, lo cual significa que el evento se celebra alternando dos formatos: a través de una plataforma online y de manera presencial. El auditorio del gran teatro de la ciudad que acoge el evento, se ha convertido en un set de TV. Finalizada la charla del holograma de Alexander Fleming, el presentador del evento sube al escenario y, abrumado por compartir ese momento con tal personalidad, entabla conversación con el profesor que, con aire amable y complaciente, le contesta. Una experiencia WOW!

Pero eso no es todo. Los congresistas se registraron en su día al evento mediante una web interactiva. Accediendo al programa, los congresistas crearon su agenda de actividades según sus intereses. A través del chat, expositores, sponsors y congresistas contactaron para  acordar sus encuentros online durante el evento. Los inscritos también se bajaron la APP del congreso para estar conectados e informados en todo momento. Además, con esta APP personalizada, el congresista podrá crear o participar en diferentes grupos, le permitirá comentar temas personales o del evento, colgar fotos, gifs, contactar con otros participantes en privado, así como, participar en los juegos que la organización del congreso proponga para dinamizar las pausas.

El evento médico ha sido inaugurado por la máxima autoridad sanitaria del país, acompañada del alcalde de la ciudad que actúa de anfitrión y, del director del congreso. Todos ellos, ante la fachada del gran teatro de la ciudad, han presenciado la danza mapping. Una espectacular proyección que presenta un mundo virtual mágico e hiperrealista 3D en los 360º. Se trata de un juego audiovisual inmersivo donde bailarines folklóricos, propios de la región, han actuado de manera simultánea y acorde a la proyección. Tradición y tecnología se unen en este evento, en el que más de quientas personas están disfrutando a través de las pantallas de su ordenador y, otras tantas (de acuerdo al aforo), con sus mascarillas y distancia de seguridad, lo hacen in situ, en el exterior del teatro.

Empiezan las distintas actividades del evento. El congresista se encuentra inmerso ante una web interactiva a partir de la cual puede acceder a las salas de conferencias personalizadas, asistir a cada una de las reuniones agendadas, pasearse por la zona de stands virtuales, tomarse un café en el lobby bar o acudir al espacio expositivo de pósteres online.

Accedo al auditorio  virtual, donde tiene lugar la primera mesa redonda con formato híbrido. Se ha creado un entorno virtual en el auditorio del teatro con aspecto realista, donde los ponentes que se encuentran físicamente allí interactúan con los que se conectan en streaming desde distintas ciudades del mundo. Este formato acaba configurando un escenario 3D virtual muy atractivo para los participantes online que, además, también pueden interactuar a través de la APP del congreso y desde el ordenador enviando mensajes y preguntas a los tertulianos.

Otra experiencia inmersiva que atrae a un gran número de asistentes es la creada a través de la plataforma tecnológica de gamificación. A través de la APP del congreso puede accederse  a dinámicas de juego para interactivar a los congresistas. Otro de los eventos destacados en este congreso, es el que ha organizado el departamento de recursos humanos de una las empresas de ámbito sanitario de la zona, que ha aprovechado este evento híbrido para celebrar su team building anual, convirtiéndolo en esta edición en online.

Los característicos workshops que, habitualmente se celebran en espacio físico, se han convertido en webinars que han permitido a muchos conferenciantes estar en línea e impartir sus conocimientos online. De la misma manera, la zona expositiva de pósteres ha permitido poner en contacto directo a quienes los han presentado con los congresistas interesados por sus contenidos. Solo con un click en pantalla sobre el póster.

EL lobby bar virtual, muy concurrido, ha facilitado el encuentro espontáneo entre congresistas o acoger reuniones agendadas en el chill out o la zona de cafetería.

Como colofón, el congreso ha culminado con un espectacular acto de clausura. Tal como era de esperar. A través de la realidad aumentada (RA), los asistentes hemos realizado un viaje por el interior del cuerpo humano. Una experiencia inmersiva en la que se han podido apreciar todos los órganos con tal precisión, que parecían precipitarse sobre el teclado del ordenador. Una experiencia visual única con la que el usuario disfruta de grandes sensaciones.

Durante todo el congreso, tanto sponsors como expositores también han podido hacer visible su marca con esta técnica visual tan envolvente. Los expositores han tenido la oportunidad de realizar sus reuniones online en su stand personalizado recibiendo al congresista, como si visitara su espacio expositivo físico.

Esta gran puesta en escena, con experiencias de valor agregado y eventos de impacto, es posible gracias a la tecnología de última generación disponible en el mercado. Con un software adecuado es posible plantear contenido corporativo y artístico, generando ese efecto WOW tan buscado, tanto en tiempo real como de manera pre-producida.

Para ello, también será imprescindible contar con profesionales experimentados en el ámbito tecnológico y organizativo. En este campo tendrá un papel muy significativo el Virtual Event Manager que, junto al realizador, estarán pendientes durante el congreso para que todo funcione

Como pasa en todos los eventos, será imprescindible una campaña previa de marketing y comunicación para conseguir los objetivos esperados, basada sobre todo en el inbount y la actividad en redes sociales.  Será imprescindible crear contenido audiovisual para difundir en redes, ya que el video es el contenido que más se consume en Internet (80%). Un ejemplo es Youtube, que es la segunda red social (después de Whatsapp) más valorada. En definitiva, crear una campaña con el objetivo de generar leads.

Los datos son la única forma de probar el éxito del evento. La medición del compromiso y la captura de datos de los asistentes son la forma de probar el ROI del evento y seducir a quienes han participado en esta edición, para que vuelvan de nuevo convencidos a la próxima. Las APPs para eventos se han convertido en la mejor solución audiovisual para conseguir información relevante de los asistentes a un congreso, con el fin de medir toda la información almacenada para la toma de decisiones futuras.

¿Y las actividades paralelas que habitualmente se organizan fuera del ámbito congresual pero que van destinadas a los congresistas? ¿Qué pasa con ellas? La respuesta es: Sí, podemos seguir celebrándolas, incluso de forma online. Ahí van algunos ejemplos… Un tour guiado por la ciudad donde se celebra del evento; una cata de vino, de quesos ó de aceites; un taller de coctelería; una sesión de yoga o de mindfulness…

Para ello, solo es necesario que los interesados se hayan inscrito a través de la web del congreso a la actividad. Los congresistas inscritos a la cata, taller o alguna otra de estas actividades paralelas, recibirán, por una parte, el link de la videoconferencia para conectarse virtualmente el día y hora correspondientes, y, por otra, les llegará a la dirección postal que hayan indicado en la inscripción, el pack de materiales necesarios para participar en la actividad interactiva.

Otros complementos o servicios de todo congreso son, por ejemplo, la tradicional bolsa o maleta con material corporativo del congreso o merchandising de los sponsors, así como, el coffee break o el almuerzo de trabajo. En la actualidad, existen sistemas para que los participantes de un evento online disfruten también de estos complementos y servicios.

Este evento, en sí, es ficticio, pero me ha servido para explicar muchas de las actividades que ya se están llevando a cabo en esta ‘nueva normalidad’. ¡Podemos seguir organizando eventos! Y hacerlo de manera diferente, pero no menos atractiva. La tecnología nos ofrece la oportunidad de mantener el contacto continuo con nuestro público objetivo. Y, ha llegado para quedarse y seguir innovando. Mantendremos el evento tradicional, pero debemos estar preparados y, sobretodo, mentalizados que podemos alternar ambos formatos, es decir, el evento físico con el online. Utilizaremos uno, otro o ambos, según consideremos y, según el destino nos permita. El COVID19 no debe paralizarnos, sino evolucionar.

Mi sugerencia musical:

La canción más popular del confinamiento, ‘Gotta Be Patient’ de STAY HOMAS con Judit Neddermann (Official Video). Nos han sorprendido y alegrado.

Imagen de la entrada: Gerd Altmann en Pixabay